Viele Content-Management-Systeme sind entsprechend modularisiert, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.
Entsprechend den vielfältigen Anforderungen weisen alle CMS vergleichbare Kernkomponenten auf. Dazu zählen Asset-Management, Workflow-Management, Benutzer- und Zugriffsverwaltung sowie Import- und Export-Schnittstellen.
Das Asset-Management und Dokumentenverwaltung das zentrale Modul eines CMS. Zur Speicherung wird in der Regel eine Datenbank verwendet, seltener das Dateisystem. Assets können Texte, Bilder, Links, Dokumente oder multimediale Objekte sein.
Wichtige Eigenschaften sind beispielsweise automatische Analyse von Dokumenten nach Bildern und Links und die Versionierung.
Die Dokumente selbst sind meist hierarchisch analog zur Struktur Website abgelegt.
Mit dem Workflow-Management werden die Arbeitsabläufe innerhalb eines Teams gesteuert. Es kann Funktionen wie die Kontrolle und Freigabe der Inhalte, To-do-Listen, Reports und die Mailbenachrichtigung enthalten.
Da Zugangs- und Bearbeitungsrechte in einem CMS nicht unbedingt deckungsgleich mit bereits vorhandenen sind, integrieren viele CMS eine eigene Benutzer- und Rechteverwaltung.
Die Pflege und Wartung erfolgt über die unterschiedlichsten Benutzerschnittstellen: Von HTML-Oberflächen bis zu eigenen nativen Client-Programmen sind alle Spielarten vertreten. Die Oberflächen bilden in der Regel die hierarchische Gliederung ab und stellen bei gewähltem Asset unterschiedliche Eingabefelder zur Verfügung.
Die Verwendbarkeit der CMS-Oberflächen ist in der Regel allenfalls befriedigend. Die Kosten einer nichtintuitiven Benutzeroberfläche, bei denen etwas nicht so funktioniert, wie erwartet, sollte man keineswegs unterschätzen, ganz zu schweigen von der Demotivation von Mitarbeitern, wenn Sie "schon wieder" Inhalte pflegen müssen. Installationen, bei denen ein Experte rund um die Uhr mit Hotline-Aufgaben beschäftigt ist, sind meiner Erfahrung nach bei größeren Systenen nicht die Ausnahme, sondern die Regel.
Weiterhin sollte man sich klar sein, wie groß die Datenrate für die Kommunikation zwischen Client und Server sein muß. Viele am Client arbeitende Oberflächen mit Java oder nativen Programmen kommunizieren viel, um das System entsprechend aktuell zu halten und sind u.U. für die Pflege per Modem oder ISDN nicht geeignet.
Clients auf Browserbasis hingegen sind oft recht einfach aufgebaut und es fehlen typische Elemente wie Drag-And-Drop. Dafür spart man sich die Installation des lokalen Clients.
Ein wichtiges Element sind die Import-/Exportfunktion. Sie bestimmen, mit welchen Dateien ein System ohne große Problemen arbeiten kann und damit, in welcher Umgebung es überhaupt sinnvoll und effizient eingesetzt werden kann.
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