Die Trennung von Inhalt und Darstellung ist nur eine Aufgabe, die heute bei weitem nicht mehr den Anforderungen genügt.
Weitere Aufgaben sind beispielsweise die Verwaltung der Inhalte mit den Eigenschaften Aktualität, Konsistenz, Relevanz, Zuverlässigkeit und Richtigkeit.
Das Grundmodell für Content-Management-Systeme ist meist der Content Lifecycle: Es bildet alle Stationen ab, die ein Inhalt im Laufe seiner "Lebensdauer" durchläuft, unabhängig vom Format (Text, Bild oder Musik).
Ein "gutes" Contentmanagement-System sollte die im folgenden aufgeführten Aufgaben unterstützen können, wenn Sie im geplanten Arbeitsablauf notwendig sind.
Inhalte werden vom Autor mit Hilfe verschiedener Quellen zusammengesucht. Das CMS sollte es ermöglichen, diese Quellen dem Dokument zuzuordnen und bestehende Quellen zu Suchen.
Nicht mehr gültige Inhalte sollten auf alle Fälle dem Autoren zur Verfügung gestellt werden. Ein gutes Archiv ist schließlich die Grundlage für die Recherche und Wiederverwertung von Inhalten. Und bei Problemen - die man nie ausschließen sollte - können Inhalte wiederhergestellt werden.
Zentrale Aufgabe ist natürlich die Erstellung (Kreation) eines Dokuments. Hier wird mit unterschiedlichsten Ansätzen gearbeitet. Bei einfachen Systemen wird eine lokal bearbeitete Datei hochgeladen. Andere Systeme bieten Schnittstellen zu Standardwerkzeugen oder gar integrierten Editoren beim Client.
Der Speicherung der Inhalte als HTML treibt in gewisser Weise den Teufel mit dem Belzebuben aus. Änderungen im Layout können dann
oft nur schierig nachgezogen werden. Hier bietet die Speicherung im XML-Format eine viel größere Freiheit hinsichtlich späterer Änderungen.
Ein anderer Punkt ist die Integration in die bestehende Informationslandschaft oder die Schnittstellen nach außen. So kann es sein, daß man in die Inhalte andere Datenquellen einbinden möchte, von einer Excel-Liste über das Warenwirtschaftsystem bis zur Großrechnerabfrage.
Ohne ausreichend leistungsfähige und einfach zu handhabende Werkzeuge für die Integration des CMS wird man entweder nicht soviele Inhalte wie gewünscht haben, weil die Handhabung für die Redakteure zu schwierig ist oder Daten wie in Vor-CMS-Zeiten in zig-Formate und Versionen vorrätig halten. Eine weitere Anforderung kann die Integration bestehender Zugriffreche (z.B. LDAP) auf die Inhaltsverwaltung sein.
Inhalte müssen im Sinne einer Qualitätssicherung meist von unterschiedlichen Personen wie Produktmanagern kontrolliert werden. Hier sollte das CMS Mechanismen für Benachrichtigung und Nachbearbeitung zwischen Autor und Verantwortlichen bereitstellen.
Ist der Inhalt geprüft, kann eine Seite zur Veröffentlichung freigegeben werden. Mögliche Eigenschaften sind bespielseweise die zeitabhängige Veröffentlichung und Gültigkeit von Texten oder Bildern.
Bei der Publikation wird die Vorlage (Template) mit dem freigegebenen Inhalt verbunden. Dies kann statisch oder dynamisch erfolgen. Statisch erzeugte Dokumente sind schneller im Aufbau und benötigen weniger Rechnerleistung.
Dynamische Lösungen bieten deshalb oft aufwendige und ausgefeilte Caching-Lösungen, um die Rechnerlast zu reduzieren.
Statische Lösungen benötigen allerdings eine aufwendige und oft 1 fehleranfällige Synchronisierungsfunktionen.
Gerade komplexere Dokumente können hunderte von Links zur Navigation enthalten. Wenn eine Seite beispielsweise gesperrt wird, müssen meist viele Dokumente entsprechend neu publiziert werden - im Extremfall alle Dokumente.
Eine Alternative ist die Festlegung bestimmter Publizierungszeiten, bei denen die gesamte Site neu erzeugt wird (täglich, wöchentliche). Für große Sites mit mehr als 10000 Dokumenten ist die statische Erzeugung meist nicht mehr interessant.
Neben diesen Kernaufgaben gibt es je nach nach Anforderungen eine breite Palette möglicher Anforderungen. Dazu gehört beispielsweise das je nach Besucher unterschiedliche Templates mit dem Inhalt verbunden werden(Multi-Channeling).
So wird bei einem Handy oder Palm eine WML-Seite ausgegeben und bei einem PC eine. DHTML- und Plain-HTML-Version.
Weitere mögliche Aufgaben sind beispielsweise Personalisierung, Internationalisierung, Content-Syndication, Payment für Abonnements. von bestimmten Seiten.
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